Prednosti skeniranja dokumenata

Svet je razvio ljubav prema retro-u, proizvodi od nameštaja do kućnih telefona dostupni su sa starinskim dizajnom iz prošlosti. Ali nije svaki sektor toliko podložan nostalgiji. Tradicionalni sistemi za arhiviranje dokumenata neslavno su mukotrpni, što čini skeniranje velikom prednošću. 

Metalne fioke za dokumente nekada su bili obavezan deo svake kancelarije. I ako se i dan danas nalaze u upotrebi, dolaskom digitalnih dokumenata i skladištenja u tzv. "cloud" metalne fioke za dokumente imaju manje prisustvo u kancelarijama nego što je to bilo pre. 
Značaj profesionalnih dokument skenera je poslednjih godina u velikom porastu. 
Za ovo su uglavnom zaslužne kompanije koje imaju velike odgovornosti i njihovi zahtevi za čuvanjem dokumenata u poslovne, regulatorne i pravne svrhe.
Određeni period čuvanja dokumenata može se razlikovati u zavisnosti od pravne jurisdikcije u kojoj se obavlja poslovna operacija i vrste dokumenta. Neki digitalni dokumenti moraju biti zadržani na neodređeno vreme. Ovi propisi se primenjuju na čitav niz podataka, od datoteka, izveštaja i slika, zbog čega je digitalno snimanje i čuvanje svih podataka postalo toliko važno.
Ali, osim smanjenja nereda u kancelariji, koje su prednosti skeniranja dokumenata kao opcije skladištenja podataka? Sastavili smo spisak od samo 5 razloga, mada postoje i drugi.

5 Prednosti skeniranja dokumenata

 

1.Sprečava gubitak datoteke

U datoteci nedostaje važna stranica, što ostavlja informacije nepotpune i ometa pripremu za presudan strateški sastanak. Na kraju ga pronađete, ali nedeljama kasnije. To je poznata priča. U stvari, prema studiji Pricewaterhouse Coopers-a, oko 7% papirnih dokumenata se pogrešno generiše svake godine, a 3,5% svih dokumenata u štampanoj kopiji se izgubi. Digitalni dokumenti se nalaze na jednom lako dostupnom mestu.

2.Bolja sigurnost

Nije neobično videti prepiske i datoteke na kancelarijskim stolovima, ali svaki put kada se to dogodi to predstavlja kršenje bezbednosti. Svako može da ih pogleda i pročita, čak i na samo nekoliko sekundi, što može biti veliki problem ako ih pogrešni ljudi vide. Usluge skeniranja dokumenata osiguravaju da se informacije iz evidencije zaposlenih i klijenata, finansijskih izveštaja i projekcija cena mogu bezbedno čuvati daleko od znatiželjnih očiju.

3.Povećana pretraživost

Ponekad niste previše sigurni koji dokument treba da pronađete, ali znate temu koju on pokriva. Što se tiče traženja dokumenata u štampanoj formi, ovo može stvoriti dugo odlaganje - 1,8 sati svakodnevnog pretraživanja, prema istraživanju kompanije McKinsey Survey. Skeniranje dokumenata vam omogućava da svaku datoteku sačuvate sa ključnim rečima, tako da preskačete mukotrpnu pretragu kroz arhive, dok se najrelevantniji dokumenti odmah pojavljuju.

4.Lakši pristup

Kada dokumente treba deliti između članova tima ili odeljenja, većina ljudi koristi e-poštu. Izgleda logično, ali zapravo e-pošta nije efikasan sistem distribucije dokumenata. Budući da skeniranje dokumenata vidi datoteke skladištene digitalno na jednom mestu, omogućava odeljenjima da dobiju direktan pristup najsavremenijim informacijama, što pomaže bržoj i lakšoj saradnji.

5.Veća efikasnost i ušteda resursa poslovanja

Sve kompanije žele da postignu efikasniju kancelariju kao i da smanje troškove i spremne su da ulažu u nove tehnologije da bi se to ostvarilo. Štampač koji uštedi pola centa po stranici je pomoć, ali se teško približava uštedi troškova povezane sa kancelarijom bez papira (kako je izvestio Univerzitet Yale). Budući da se digitalni dokumenti mogu deliti putem uređaja, potrebno je štampati manje kopija što rezultira daleko većom uštedom. Kada se tome doda drastično smanjenje papirnog otpada, ekološka vrednost takve promene postaje još atraktivnija.

U našoj ponudi imamo veliki izbor dokument skenera i ostalih rešenja za vaše poslovanje. 

Ukoliko imate bilo kakvih pitanja ili vam je potrebna pomoć slobodno nas kontaktirajte.