5 najboljih saveta za arhiviranje vaših papirnih dokumenata

5 najboljih saveta za arhiviranje vaših papirnih dokumenata

 

Efikasno i profitabilno poslovanje zavisi od toga koliko dobro upravljate svojim dokumentima, a jedan aspekt efikasnog upravljanja dokumentima je arhiviranje. Ako ste neorganizovani u pogledu načina na koji postupate sa procesom arhiviranja zapisa, to može dovesti do usporavanja svakodnevnih operacija, pravnih problema i nezadovoljnih kupaca. Evo najboljih saveta za arhiviranje papirnih dokumenata.

 

 

1. Prvo očistite nepotrebne datoteke

Arhiviranje vaših papirnih dokumenata je brže i lakše kada počnete sa čišćenjem datoteke. Počnite tako što ćete se osloboditi datoteka koje su premašile zakonske uslove za zadržavanje. Profesionalna usluga uništavanja pojednostavljuje proces čišćenja datoteka za vas. Sigurne vreće za uništavanje dokumenata se ostavljaju u vašem objektu pre vašeg projekta čišćenja, a zatim se prikupljaju kada se popune. Celokupnim procesom uništavanja rukovode provereni profesionalci koji prate strogi protokol lanca čuvanja tokom prikupljanja i usitnjavanja. Potvrda o uništenju se dobija nakon uništenja vaših dokumenata.

 

 

2. Proverite vremenske okvire zadržavanja zapisa

Arhivski dokumenti imaju specifične „roke trajanja“, pa je važno da pogledate smernice za čuvanje kako biste bili sigurni da arhivirate u tačnom vremenskom periodu. Pre nego što finalizujete politiku čuvanja dokumentacije, potražite stručni savet od partnera za upravljanje dokumentima koji razume nijanse vašeg poslovnog sektora i povezane zahteve usklađenosti.

 

 

3. Odredite odgovarajući prostor za skladištenje

Većini arhiviranih papirnih dokumenata retko se pristupa pre njihovog uništenja, ali u međuvremenu ih treba čuvati na mestu gde su pravilno zaštićeni i očuvani. Papirni zapisi su posebno podložni trajnim oštećenjima od požara, poplava i prirodnih katastrofa. Kao rezultat toga, arhiviranje bi trebalo da se odvija u bezbednom objektu van lokacije.

 

Centar za profesionalnu evidenciju je posebno dizajniran da zaštiti vaše dokumente od katastrofa koje mogu zadesiti vaš objekat. Sve datoteke se čuvaju na policama visoke gustine koje ih štite od prašine, krhotina i vlage. Pored toga, centar za evidenciju je opremljen sledećim karakteristikama kako bi se obezbedila dugoročna zaštita i očuvanje dokumenata:

• Kontrola vremena
• Sistemi za detekciju i prevenciju požara
• Vatrogasni upravnik u kući

 

 

4. Obezbedite brzo i tačno preuzimanje

Možda vam vaši arhivski zapisi neće biti potrebni često, ali kada to učinite, njihovo preuzimanje bi trebalo da bude brzo i efikasno. Većina arhivskih sistema na licu mesta nije dobro organizovana i zahtevaju kopanje po kutijama da biste pronašli kritične informacije. Kada su vaši arhivski zapisi uskladišteni van lokacije u centru za dokumentaciju, oni su bar kodirani i praćeni radi brzog pristupa i brzo se preuzimaju kada vam zatrebaju.

 

 

5. Digitalizujte svoje aktivne datoteke

Arhiviranje vaših papirnih dokumenata takođe znači da imate rešenje za vašu najaktivniju evidenciju. Digitalizacija vaših aktivnih datoteka eliminiše dugotrajna pretraživanja kroz više prostorija i ormarića za dokumente za taj jedan ključni dokument. Uz profesionalnu uslugu skeniranja dokumenata, aplikacija za optičko prepoznavanje znakova (OCR) se koristi tokom snimanja slike, tako da se vaše digitalizovane datoteke mogu brzo locirati pomoću jednostavnih pretraga ključnih reči. Aktivni dokumenti će biti udaljeni samo jedan klik, a ne zakopani u uglu vaše kancelarije.

 

Pratite ove savete da biste započeli danas. I obratite nam se ako vam zatreba pomoć. 

Ovde možete pogledati našu ponudu dokument skenera.